YÖNETİM HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI

1. GÖREV/İŞİN TANIMI

1. 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca Genel Müdürlüğün ihtiyaçlarına yönelik mal ve hizmet alımlarının yıllık bütçe programını hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak,
2. Personel ile ilgili mali konularda üst yönetici tarafından verilen diğer görevleri yapmak, muhasebe kayıt ve ödemelerini yürütmek için muhasebe yetkilisi görevini yürütmek,
3. İhale işlemleri sonucu alımı yapılan her türlü mal ve hizmet ile ilgili ödeme emirleri düzenlemek, bunların Maliye Bakanlığı Saymanlık Müdürlüğüne intikalini sağlamak,
4. Genel Müdürlüğe ilişkin demirbaş ve sair malzemelerin kanun, tüzük yönetmelik ve diğer mevzuat hükümleri çerçevesinde ambar giriş ve çıkış işlemlerini yapmak, korunmasını sağlamak, hurda haline gelmiş malzemelerin yok edilmesi ve satışı için gerekli işlemleri yapmak, yılsonu sayım işlemlerine göre ayniyat hesabının hazırlanmasını sağlayıp Sayıştay’a sunulmasını sağlamak,
5. Üst Yöneticilerin Tatil Günlerinde Çalışma Programını yapmak, gelen ve giden evrak işlemlerini yürütmek,
6. Bakanlık birimlerince yapılan çalışmalara katılmak, faaliyetleri desteklemek,
7. Sivil Savunma ile ilgili iş ve işlemleri yapmak. Seferberlik ve savaş halinde gerekli önlemleri almak,
8. Yangınlara karşı gerekli önlemleri almak,
9. Düşman taarruzları, doğal afetler, büyük yangınlar ve sabotajlara karşı önlemler almak, sivil savunma planlarını hazırlamak,
10. Barış ve olağanüstü hallerde Başkanlıklar arası yazışmalar yapmak,
11. Genel Müdürlük Hizmet Binasının tüm bakım, onarım vb. ihtiyaçlarını tespit ve temin edilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak ve ilgili birime intikal ettirmek,
12. Bina koruma ve güvenlik hizmetlerini yürütmek,
13. Koruma Güvenlik Görevlileri, santral görevlileri, iş ocağı görevlileri, şoförler, odacılar vb. tüm idari personelin görevlerini düzenlemek,
14. Genel Müdürlük çay ocağı ve diğer sosyal hizmetleri ( kuaför, berber ve kuru temizleme ) yürütülmesine ilişkin işlemleri yapmak ve kontrolünü sağlamak, Genel Müdürlük otopark ve konferans ve toplantı salonlarında verilecek hizmetleri yürütmek ve düzenlemek, güvenlik kamera kayıtlarını takip etmek ve kayıt altına almak,
15. Genel Müdürlüğe bağlı Daire Başkanlıklarının belgelerini toplamak ve saklamak,
16. Her türlü arşiv malzemesini derlemek, ayıklamak ve her an kullanılır hale gelecek şekilde tasnif etmek,
17. Arşiv malzemesinin tahribini önleyecek tedbirleri almak,
18. Arşivlerden yararlanma esaslarını belirlemek, arşivlerdeki araştırma taleplerini değerlendirmek ve gerektiğinde izin vermek,
19. Saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzemeyi, “Kurum Arşivine Devredilecek” olanlar şeklinde ayırmak ve kayıt defterleri veya föyler ile kurum arşivine devretmek,
20. Genel Müdürlük personelinin atama, nakil, özlük hakları ve emeklilik vb. gibi her türlü işlemlerini yürütmek,
21. Ek Özel Hizmet Tazminatından (Büyük Proje),Yabancı dil tazminatından yararlanacak personelin işlemlerini yürütmek, izin, rapor, geçici görev durumlarını Personel Dairesi Başkanlığına bildirmek, Genel Müdürlüğümüzde vekâleten görev yapan personelin izin, rapor, geçici görev durumlarını Personel Dairesi Başkanlığına bildirmek,
22. Taşra Teşkilatının Yönetim Hizmetleri alanında tereddütte düşülen iş ve işlemlerine görüş vermek, yardımcı olmak, rehberlik etmek,
23. Memur, işçi ve sözleşmelilerin maaşlarını hesaplamak tahakkuklarının hazırlanıp ödenmek üzere Maliye Bakanlığı Saymanlık Müdürlüğüne gönderilmesini sağlamak,
24. Yeni işe başlayan, işten ayrılan ve kadro değişikliği olan personelin Sosyal Güvenlik Kurumuna giriş ve çıkış işlemlerini yürütmek,
25. Genel Müdürlük personelinin yurtiçi ve yurtdışı yolluklarının hazırlanarak ödemelerini sağlamak,
26. Bilgisayar cihaz ve sistemlerinin kontrolleri ile periyodik bakım onarım yapılmasını sağlamak, satın alınacak donanımların teknik özelliklerini belirlemesine yönelik çalışmalar yapmak,
27. Satın alma işlemleri ve cari harcamalar ile ilgili işlemleri yapmak,
28. Genel Müdürlük Hizmetinde kullanılan binaların tüm bakım, onarım gibi ihtiyaçlarının tespit ve temin edilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak,
29. Güvenlik, temizlik ve taşıma hizmetlerine ilişkin iş ve işlemleri yapmak,
30. Genel Müdürlüğe tahsisli taşıtların ve şoförlerin şehir içi, şehir dışı görevlendirmeleri ile ilgili işlemleri yapmak,
31. 4734 sayılı Kamu İhale Kanununda belirtilen ihale usullerine göre ihtiyaç duyulan mal ve hizmetlerin, ihale ve satın alma iş ve işlemleri ile ilgili gerekli koordinasyonu sağlayarak süreçleri takip etmek ve temin edilmesini sağlamak,
32. Posta, telefon abonelik ve kullanımı, cep telefonu ve tablet bilgisayarlar için internet aboneliği, telsiz kullanımı ve ruhsat işlemleri, uydu haberleşme hizmetlerini koordine etmek,
33. Kamu İç Kontrol Standartları Eylem Planı kapsamında; Kurumsal Risk Yönetimi çalışmaları çerçevesinde Daire Başkanlığımıza bağlı birimlerin iş süreçlerinin düzenlenmesini koordine etmek,
34. 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanuna istinaden, Başbakanlık Bilgi Edinme Merkez (BİMER) ve Bakanlığımız Bilgi Edinme Birimine iletilen Genel Müdürlüğümüz görev alanı dâhilinde ki başvuruların ilgili birimlere sevk ve takibini yapmak,
35. Yerleşim Planı düzenlemek,
36. Personel İhtiyacını belirlemek,
37. Faaliyet alanına ilişkin olarak Genel Müdür tarafından verilecek benzer görevleri yapmak.

1.1. YETKİLERİ

Yönetim Hizmetleri Dairesi Başkanının yetkileri aşağıda belirtildiği gibidir:

• İzin verme, harcama, satın alma, imzalama, paraflama, temsil, iş verme ve yönlendirme, kontrol etme ve düzeltme, vekâlet verme, cezalandırma, ödüllendirme, iş/görev değiştirme, eğitim verme

1.2. SORUMLULUKLARI

Yönetim Hizmetleri Dairesi Başkanı aşağıda belirtilen hususlardan sorumludur:

• Mali Sorumluluk
• Başkalarının Güvenliğinden Sorumluluk
• İşi Belirleme, Tanımlama, Tamamlama Sorumluluğu
• Malzeme ve Donanım Sorumluluğu
• Yönetsel Sorumluluk
• Başkalarını Gözetim ve Denetim Sorumluluğu
• Belge, Gizli belge ve Evrakla İlgili Sorumluluk

1.3. BAŞVURULAN TEMEL BİLGİ KAYNAKLARI

• 5018 sayılı kanun ve ikincil mevzuatları
• 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu
• 488 sayılı Damga Vergi Kanunu
• 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu
• 4735 sayılı Kamu Sözleşme Kanunu
• 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu
• 5434 sayılı Emekli Sandığı kanunu
• 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu
• 1475 ve 4857 sayılı İş kanunu
• 6245 sayılı Harcırah Kanunu
• 492 sayılı Harçlar Kanunu
• 2577 sayılı idari Yargılama usulü Kanunu
• 2004 sayılı İcra ve İflas Kanunu
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
• 4688 sayılı Kamu Görevlileri Sendikaları Kanunu
• 375 sayılı KHK
• 644 sayılı KHK
• 2006/10344 sayılı Devlet Memurlarına ödenecek Zam ve Tazminatlara ilişkin Bakanlar Kurulu Kararı
• Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği
• Memurlara Yapılacak Giyecek Yardımı Yönetmeliği
• Çevre ve Şehircilik Uzmanlığı Yönetmeliği
• Doğum Yardımı Yönetmeliği
• Kamu Zararlarının Tahsiline ilişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
• Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Hakkında Genel Tebliğ
• Bütçe Kanunu H Cetveli
• Toplu İş Sözleşmesi
• Taşınır Mal Yönetmeliği
• Kamu İhale Yönetmelik ve Tebliğleri

2. PERFORMANS GÖSTERGELERİ

• Hatasız yapılan ödeme sayısı / oranı
• Hatasız yapılan özlük işlemleri sayısı

3. ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER

3.1. GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ VE BÖLÜMÜ

• Yönetim Hizmetleri Dairesi Başkanlığı için lisans; tercihen İ.İ.B.F.nin ilgili bölümlerinden mezun olmak.

3.2. GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, YABANCI DİL VEYA DİĞER EĞİTİMLER

• Yönetim ve organizasyon becerileri ile birlikte işlerin gerektirdiği konularda yeterli derecede uzmanlığa, ilgili Kamu mevzuat bilgisine ve yorumlama becerisine sahip olmak

3.3. GEREKLİ HİZMET SÜRESİ

• Atanması gereken süreler kanunda belirtildiği gibidir

4. ÇALIŞMA KOŞULLARI

4.1. ÇALIŞMA İLİŞKİLERİ

• Kurum İçi İlişki Yönetimi: Yapı işleri Genel Müdürlüğü Tüm Bölüm/Birimleri
• Kurum Dışı İlişki Yönetimi: İlgili Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Özel Sektör Kuruluşları,

4.2. ÇALIŞMA ORTAMI

• YİGM
• Normal büro ortamı

4.3. İŞ RİSKİ

• Finansal Risk: Yüksek
• Yönetsel Risk: Yüksek
• Kurumsal Risk: Yüksek
• İş Kazası Riski: Düşük
• İş Seyahatleri Nedeniyle Trafik Kazası Riski: Düşük
• Meslek Hastalıklarına Yakalanma Riski: Düşük

5. GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ ÇABA (%)

• (30) Fiziksel Çaba
• (70) Zihinsel Çaba

Bu iş büyük oranda zihinsel bir çaba gerektirmektedir.

6. DAİRE BAŞKANLIĞI SORUMLULUĞUNDAKİ İŞ AKIŞLARI

• Arşiv Dosya Talep ve Teslim İş Süreci ve Akış Şeması
• BİMER İş Süreci ve Akış Şeması
• Bütçe Hazırlama İş Süreci ve Akış Şeması
• Bütçe Uygulama İş Süreci ve Akış Şeması
• Gelen Evrak İş Süreci ve Akış Şeması
• Giden Evrak İş Süreci ve Akış Şeması
• Ödeme Emri İş Süreci ve Akış Şeması
• Personel Görevden Ayrılma İş Süreci ve Akış Şeması
• Personel Göreve Başlama İş Süreci ve Akış Şeması
• Personel Maaşlarının Ödenmesi İş Süreci ve Akış Şeması
• Satın Alma İş Süreci ve Akış Şeması
• Yatırım proje Teklifleri İş Süreci ve Akış Şeması

7. YÜRÜRLÜK

Bu görev, yetki ve sorumluluklar, Müsteşar oluru ve Bakan onayı ile ..... tarih ve ..... sayılı Kararı ile kabul edilmiştir.
Bu görev, yetki ve sorumluluklar kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Yapı İşleri Genel Müdürlüğüne bağlı olarak Yönetim Hizmetleri Dairesi Başkanlığı bu görev, yetki ve sorumluluklar hükümlerini yürütür.